CleanJack: urenregistratie in de schoonmaak is here to stay

Ieder jaar vindt op de derde dinsdag van september de Schoonmaak Golfdag plaats. Tijdens de zonovergoten 12e editie in 2019 was Clean Totaal als mediapartner betrokken. Samen met ambassadeurs en hoofdsponsoren blikken we terug op dit sportieve netwerkevent in de schoonmaak. Dit is deel vier met ambassadeur CleanJack, marktleider binnen de schoonmaak in uren- en aanwezigheidsregistratie.

Samen met CleanJack accountmanager Elles Swaager en directeur Niels van den Berg blikken we terug op de Schoonmaak Golfdag op 17 september. “De laatste vijf jaar sla ik mijn balletje in de clinic en PAR 3 wedstrijd, maar we zijn als CleanJack al een jaar of acht betrokken bij het evenement.” Overigens is er bij Swaager geen ambitie om haar swing te verbeteren. “Ik houd het bij eenmaal per jaar”, zegt ze lachend. “Het is mij voornamelijk te doen om de gezelligheid en de leuke dag. Het informele karakter spreekt mij enorm aan. Op deze dag ontmoet je bekenden en onbekenden die binnen dezelfde branche acteren.”

24 uur per dag, zeven dagen per week transparantie

Met CleanJack krijgen schoonmaakbedrijven veel meer inzicht in het proces en een veel betere grip op de kosten. “Het tijdregistratiesysteem is speciaal ontwikkeld voor schoonmaakbedrijven. In deze markt zijn wij dan ook marktleider. Via ons systeem is altijd en overal inzichtelijk welke schoonmaker op welk object aanwezig is, of juist niet aanwezig is. Bovendien bevordert het op een laagdrempelige manier de communicatie”, aldus Swaager.

Ze legt uit hoe het werkt. “Via hand- of wandterminals kunnen schoonmaakmedewerkers inchecken en uitchecken op objecten, toiletgroepen, verdiepingen en afdelingen. Via CleanJack creëert men inzicht in de duur van schoonmaaktaken. Dat is belangrijk om te weten omdat zeventig tot tachtig procent van de kosten bestaan uit loonkosten. Met ons systeem zijn werktijden en loonkosten op ieder moment controleerbaar een beheersbaar.”

Voor leidinggevenden en rayonmanagers geeft het systeem inzicht in alle urenstaten. Het aantal steekproeven op locatie kan omlaag. Het online dashboard stuurt automatisch een bericht naar de leidinggevende als een schoonmaker niet is komen opdagen. Zo kan direct geschakeld worden.

Meer dan tijdregistratie

“Enkele bekende gebruikers zijn schoonmaakbedrijven Gom, Hago, CSU, Victoria en Multi-Clean. Inmiddels is CleanJack uitgegroeid tot een compleet operationeel management systeem voor schoonmaakbedrijven” vult Niels van den Berg, directeur van CleanJack, aan. “Zodra schoonmakers zich aanmelden op de werklocatie, verschijnt in het scherm direct wat er op de locatie moet gebeuren. Dit kan een herinnering zijn voor een periodieke taak of een wens van een klant of een aandachtspunt dat naar voren is gekomen bij een kwaliteitsmeting. Alle berichten worden centraal geregistreerd in het online CleanJack manager systeem. De communicatie met de werkvloer gaat zo efficiënt en gemakkelijk. Iedere schoonmaker weet iedere dag precies wat de belangrijkste taken zijn voor die dag. Als er eens een schoonmaak probleem is, dan wordt deze razendsnel opgelost. Rayonleiders hebben met CleanJack altijd inzicht in de uren en kunnen via CleanJack gemakkelijk communiceren met de schoonmakers op de werkvloer. Dit levert tijdwinst en kwaliteitsverbetering op.”

Overigens focust CleanJack zich niet alleen op Nederland. Ook buiten de landsgrenzen is men geïnteresseerd in het systeem. In sommige landen is sprake van meer concurrentie, volgens Swaager is het onderscheidend vermogen de gebruikersvriendelijkheid van het systeem. “Het is gewoon enorm makkelijk om met ons systeem te werken, zowel voor opdrachtgever, rayonmanager en schoonmaker.” Desgevraagd laat ze weten dat er vooralsnog geen plannen zijn om uit te breiden naar andere branches. “We verkiezen een topresultaat in een specifieke branche boven aardig goed in meerdere branches.”

Staan er dan geen nieuwe ontwikkelingen op de planning? “Jazeker wel! We hebben onlangs ons digitale logboek geïntroduceerd waarmee de papieren schriften op de werklocaties verleden tijd zijn. We brengen ongeveer 4 tot 6 keer per jaar een nieuwe release uit met steeds weer nieuwe functies en verbeteringen. Onze klanten ontvangen deze updates en upgrades automatisch en kosteloos.

Op dit moment werken we aan de uitbreiding van verschillende systeemkoppelingen. Die koppelingen zorgen ervoor dat informatie tussen systemen automatisch wordt uitgewisseld. Als je bijvoorbeeld de naam van een medewerker registreert in het ene systeem, staat ‘ie automatisch ook in het andere systeem. De geregistreerde uren sturen we vanuit CleanJack automatisch naar loonadministratiesystemen. Dankzij de CleanJack API, kan het systeem eenvoudig aan andere systemen worden gekoppeld, zo krijgen klanten ‘best of both worlds’ zonder dat zij dubbele gegevens hoeven in te voeren of beheren besluit Van den Berg.”

CleanJack is ambassadeur van de Nationale Schoonmaak Golfdag die plaatsvond op 17 september 2019.